Hey,
heute möchte ich mit Dir über das Thema „Wie lange müssen Schulen Abschlusszeugnisse aufbewahren“ sprechen. Es ist wichtig zu wissen, wie lange Schulen die Zeugnisse aufbewahren müssen, denn manchmal kann man sie später noch benötigen. Deshalb möchte ich Dir heute erklären, wie es in Deutschland mit dem Aufbewahren von Abschlusszeugnissen aussieht.
Schulen müssen die Abschlusszeugnisse ihrer Schüler normalerweise für eine Dauer von zehn Jahren ab dem Tag des Erhalts aufbewahren. Nach dieser Zeitspanne müssen sie vernichtet werden, aber die Schule sollte eine Kopie für ihre eigenen Aufzeichnungen anlegen. Also, du musst dir keine Sorgen machen, dass du dein Zeugnis nach zehn Jahren nicht mehr finden kannst. Die Schule muss es für dich aufbewahren.
Aufbewahrung Deiner Zeugnisse – Wichtig für den Job & Studium
Du solltest Deine Zeugnisse unbedingt aufbewahren. Der Gesetzgeber schreibt zwar nicht vor, dass Du sie bei Dir zu Hause behalten musst, aber es ist wichtig, besonders die Abschluss- und die Zeugnisse der höheren Klassenstufen aufzuheben. Diese können Dir viele Jahre später noch einmal nützlich sein, zum Beispiel für die Bewerbung um einen Job oder wenn Du ein Studium anstrebst. Daher solltest Du sie in einer sicheren Umgebung wie zum Beispiel einem Schließfach verwahren, damit sie nicht verloren gehen oder beschädigt werden.
Aufbewahrungsfristen an staatlichen Ingenieurschulen: 5 Jahre
Du achtest auf die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen? Dann musst du wissen, dass Akten über Kuratorien an den staatlichen Ingenieurschulen und Staatsbauschulen dauernd aufbewahrt werden müssen. Auch Schriftwechsel mit Dritten, Beschwerden usw. müssen für mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Genauso wichtig ist es, Akten über die Aufnahme und Abgang von Schülern mindestens 5 Jahre zu speichern. So können eventuelle Unklarheiten, die sich aus den Akten ergeben, später leichter geklärt werden. Dies ist wichtig, um den rechtmäßigen Ablauf zu gewährleisten. Außerdem musst du natürlich sicherstellen, dass alle Akten ordnungsgemäß dokumentiert und aufbewahrt werden.
Aufbewahrungsfristen für Arbeitsdokumente: 3-30 Jahre
Du musst als Arbeitgeber bestimmte Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Dazu gehören vor allem Arbeitszeugnisse, die du drei Jahre lang aufbewahren musst. Aber auch Unterlagen, die Gerichtsverfahren betreffen, müssen mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden, beispielsweise Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile. Es ist also wichtig, dass du all diese Dokumente sicher und gut organisiert aufbewahrst, damit du sie im Bedarfsfall schnell zur Verfügung hast. So bist du auf der sicheren Seite.
Geschäftliche Dokumente 10 Jahre aufbewahren
Du solltest alle geschäftlichen Dokumente, die zur Buchhaltung oder Besteuerung verwendet werden, mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge oder Belege. Einige Unternehmen behalten ihre Dokumente sogar länger auf, um im Fall von Rückfragen oder Rechtsstreitigkeiten auf diese Belege zurückgreifen zu können. Es lohnt sich also, die Dokumente für einen längeren Zeitraum aufzubewahren.
Geschäftsunterlagen gem. MwStG 20 Jahre aufbewahren
Du musst deine geschäftlichen Unterlagen gemäß Artikel 70 Ziffer 3 des MwStG mindestens 20 Jahre aufbewahren. Es ist wichtig, dass du diese Frist einhältst, denn im Falle einer Prüfung der Finanzbehörden hast du die Unterlagen vorzulegen. Um die Frist einzuhalten, empfiehlt es sich, ein System zur Aufbewahrung aufzubauen. Es ist auch ratsam, die Unterlagen regelmäßig zu überprüfen, um zu sehen, ob sie noch aktuell sind.
Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege – 10 Jahre
Du musst deine Buchungsbelege nun 10 Jahre lang aufbewahren! Zu den Buchungsbelegen gehören Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Warenbestandsaufnahme, Bankauszüge, Betriebskostenabrechnungen und Bewertungsunterlagen. Auch andere Dokumente, die für die Steuererklärung relevant sein können, musst Du mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Achte darauf, dass Du alle Unterlagen für den Finanzamt sicher verwahrst. So bist Du immer auf der sicheren Seite!
Aufbewahrung von Arbeitsunterlagen: So gehst du als Arbeitgeber*in richtig vor
Du musst als Arbeitgeber*in deine arbeitsrechtlichen Unterlagen für fünf Jahre aufbewahren. Gemäss Art 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) musst du insbesondere Dokumente bewahren, die sich auf Personalien, Beschäftigungsart, Ein- und Austritt, Arbeits- und Pausenzeiten, Ruhezeiten sowie Lohnzuschläge und medizinische Abklärungen beziehen. Diese Unterlagen solltest du sorgfältig an einem Ort aufbewahren, an dem sie für dich und dein*e Mitarbeitende*r jederzeit leicht zugänglich sind.
Gültigkeit von Noten: 2 Jahre – Vorteile für Schüler & Lehrer
Bei Noten ist es so, dass sie in der Regel zwei Jahre lang gültig sind – das heißt, dass sie auf dem Lehrplan stehen, bis sich die Schüler auf das nächste Schuljahr vorbereiten. Diese Gültigkeit trifft auch auf im Lehrerkalender aufgeführte Noten zu. Dadurch können Schüler auch in den nächsten zwei Jahren an die Noten, die sie erhalten haben, anknüpfen und sie zur Vorbereitung auf das nächste Schuljahr nutzen. Gleichzeitig können Lehrer die Note als Vergleich zur Leistung anderer Schüler im nächsten Jahr heranziehen, um zu sehen, wie sich die Leistungen im Laufe der Zeit verändern. So können sie ihre Unterrichtspläne entsprechend anpassen, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Aufbewahrungsfristen für Schüler: 5-50 Jahre
Du hast in der Schule sicher schon einmal etwas über Aufbewahrungsfristen gehört, oder? Diese Fristen sagen dir, wie lange du bestimmte Dokumente aufbewahren musst. Für Schülerinnen und Schüler gibt es verschiedene Kategorien, die jeweils unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen haben. So beträgt die längste Aufbewahrungsfrist für Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen 50 Jahre. Aber auch alle anderen Unterlagen, die du in der Schule erhalten hast, müssen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Egal ob Klassenarbeiten, Schulzeugnisse oder Prüfungsunterlagen – du solltest sie immer griffbereit haben. So kannst du auch nach vielen Jahren noch auf deine schulischen Leistungen und Erfolge zurückblicken.
Universitäten speichern Bachelor- und Masterarbeiten 5 Jahre
Normalerweise bewahren Universitäten Klausuren, Hausarbeiten und andere Unterlagen von Prüfungen ein Jahr lang auf und vernichten sie dann. Bachelor- und Masterarbeiten hingegen werden in der Regel für eine längere Zeitspanne von fünf Jahren archiviert, obwohl die gleiche Frist gilt. Der Grund dafür ist, dass Universitäten diese Dokumente als Referenz für künftige Studenten nutzen, um deren akademischen Fortschritt zu beurteilen. Außerdem können sie als Grundlage für zukünftige Forschungsarbeiten dienen.
Personenbezogene Daten sicher in öffentlichen Schulen verwalten
MBl. Nr. 32/2020, S. 125)) zu verwalten.
Du musst dir keine Sorgen machen, wenn du deine persönlichen Daten an eine andere Schule weiterleitest. Wenn sie nicht an die aufnehmende Schule übermittelt werden, bleiben sie in der Akte bei der abgebenden Schule. Dabei werden sie gemäß den Vorgaben des Runderlasses zur Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten (RdErl d MK v 29052020 – 15-05410/12 (Nds.MBl. Nr. 32/2020, S. 125)) verwaltet. Alle Daten sind also sicher und werden geschützt. Somit kannst du ganz entspannt sein.
Schule beendet? Aufbewahrungsfristen für Schulakten beachten
Du hast deine Schulpflicht bestanden und bist nun erfolgreich fertig? Glückwunsch! Jetzt musst du aber noch eine weitere Sache beachten. Deine Schulakten müssen für mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass die Aufbewahrungsfristen erst mit Ablauf des Kalenderjahres beginnen, in dem du deine Schulpflicht beendet hast. Allerdings kann die Frist auch schon vorher beginnen, wenn dies ausdrücklich vorgeschrieben ist. In jedem Fall solltest du deine Schulakten also mindestens 5 Jahre aufbewahren.
Wichtige Dokumente aufbewahren: Kontoauszüge, Rechnungen.
Rechnungen aus dem Online-Handel als Nachweis für Gewährleistung•0105. Nachweis über den Abschluss einer Wohngebäude- oder Hausratversicherung•0106. Bestätigung des Arbeitgebers über die in Anspruch genommene Berufsunfähigkeitsversicherung•0107. Kontaktdaten von Handwerkern, deren Leistungen bezahlt wurden
Du musst viele wichtige Dokumente aufbewahren, um im Bedarfsfall Nachweise erbringen zu können. Gut, wenn du dir über alles einen Überblick verschaffst und alles sicher verwahrst. Folgende Unterlagen solltest du auf jeden Fall länger aufheben: Kontoauszüge als Nachweise, Steuerbescheide, Rechnungen als Nachweis für Gewährleistung, Mietvertrag und die Wohnungsübernahme, Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen sowie Urkunden im Original. Den Versicherungsschein kannst du erst nach Vertragsende in den Papierkorb schmeißen. Weitere Einträge, die du beachten solltest, sind Rechnungen aus dem Online-Handel als Nachweis für Gewährleistung, Nachweis über den Abschluss einer Wohngebäude- oder Hausratversicherung, Bestätigung des Arbeitgebers über die in Anspruch genommene Berufsunfähigkeitsversicherung und Kontaktdaten von Handwerkern, deren Leistungen du bezahlt hast. So behältst du alles im Blick und bist gut vorbereitet.
Unterlagen vernichten: 10-Jahres-Frist beachten!
Du musst bald alle Unterlagen vernichten, die du bis zum 31. Dezember 2012 erstellt hast. Dazu gehören Quittungen, Kassenberichte, Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Kassenbücher und weitere Einträge bis 0901. Beachte dabei, dass du diese Unterlagen bis spätestens 2023 vernichten musst, da sie unter die 10-Jahres-Frist fallen. Vergiss nicht, dass du die Unterlagen nicht einfach auf den Müll werfen kannst, sondern sie vorschriftsmäßig vernichten musst.
Aufbewahrungsfristen für Unterlagen: Bis zu 10 Jahre!
Du musst in deinem Unternehmen einige Dokumente und Unterlagen bis zu einer bestimmten Aufbewahrungsfrist aufbewahren. Diese beträgt in Deutschland in der Regel 10 Jahre. Im Jahr 2023 kannst du dann einige Unterlagen entsorgen, zum Beispiel Jahresabschlüsse, Buchungsbelege wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine und Kontoauszüge0111. Verlängerte Fristen können aber auch für andere Unterlagen gelten. So musst du zum Beispiel Steuerunterlagen 7 Jahre aufbewahren. In jedem Fall solltest du dich aber vorab genau über die jeweilige Aufbewahrungsfrist informieren. Andernfalls kann es zu rechtlichen Konsequenzen kommen.
Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen: So behältst du den Überblick
Gute Aufbewahrung ist ein wichtiger Bestandteil jeder Buchhaltung. Einige Unterlagen müssen sogar länger als 7 Jahre aufbewahrt werden. Damit du den Überblick behältst, haben wir eine Liste mit den wichtigsten Aufbewahrungsfristen zusammengestellt.
Buchhaltungsunterlagen sollten mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden. Dazu gehören u.a. Belege, Rechnungen und andere Unterlagen, die mit dem Umsatzsteuergesetz in Verbindung stehen.
Belege und Rechnungen, die im Zusammenhang mit Grundstücken stehen, müssen sogar noch länger aufbewahrt werden – nämlich 22 Jahre.
Dies gilt auch für Unterlagen, die mit dem Erwerb oder der Veräußerung von Grundstücken in Verbindung stehen. Auch hier gilt die Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren.
Es gibt noch weitere Unterlagen, die du für bestimmte Zeiten aufbewahren solltest, z.B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die 4 Jahre aufbewahrt werden müssen, oder Unterlagen zu Versicherungsverträgen, die 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Alle Unterlagen, die du in deiner Buchhaltung verwendest, solltest du sicher aufbewahren und regelmäßig überprüfen. So hast du immer den Überblick über deine Aufbewahrungsfristen!
Verjährungsfristen im BGB: Wie lange Unterlagen aufbewahren?
Du hast zu einer bestimmten Frage recherchiert und bist auf die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren gestoßen, die in § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) normiert ist. Diese Verjährungsfrist kannst Du als Richtschnur nutzen, wenn Du wissen willst, wie lange Du geschäftsrelevante Unterlagen im Nachlass aufbewahren solltest. Obwohl die Verjährungsfrist als Richtschnur dienen kann, ist es ratsam, die Unterlagen so lange aufzubewahren, bis sie nicht mehr benötigt werden. So hast Du eine umfassende Übersicht über die geschäftlichen Aktivitäten und kannst bei Bedarf auf alle Informationen zugreifen.
Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen: 6 Jahre seit 2004
Du musst deine Geschäftsunterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahren. Dazu gehören alle empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe und andere Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Diese Frist gilt seit dem Jahr 2004. Es ist also wichtig, dass du dir merkst, wann du eine Unterlage erhalten oder versandt hast, um sicherzustellen, dass du die Unterlagen nicht vor Ablauf der 6-jährigen Frist entsorgst.
Verlorenes Zeugnis? Ersatzzeugnis bei Bildungsdirektion beantragen
Du hast dein Zeugnis verloren und weißt nicht, was du jetzt tun sollst? Keine Sorge, denn laut dem Schulunterrichtsgesetz (SchUG) kannst du bei der örtlich zuständigen Bildungsdirektion eine Ersatzbestätigung für dein verlorenes inländisches Zeugnis beantragen. Die Antragsstellung ist ganz einfach und du erhältst dein Ersatzzeugnis normalerweise innerhalb weniger Werktage. Solltest du also dein Zeugnis verloren haben, dann wende dich einfach an die Bildungsdirektion in deinem Bundesland und beantrage ein Ersatzzeugnis.
Fazit
Normalerweise müssen deutsche Schulen die Abschlusszeugnisse ihrer Schüler mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Danach können sie entscheiden, ob sie sie länger behalten wollen oder nicht. Nach Ablauf der 10 Jahre kannst du aber immer noch eine Kopie beantragen, falls du dein Zeugnis nochmal benötigst.
Fazit: Insgesamt lässt sich festhalten, dass Schulen die Abschlusszeugnisse mindestens fünf Jahre aufbewahren müssen. Daher solltest du dir immer eine Kopie deines Abschlusszeugnisses aufbewahren, damit du es in Zukunft schnell zur Hand hast.
